جایگاه اسناد رسمی و عادی

جایگاه  اسناد رسمی و عادی

 سند نوشته‌ای است که در مقام دعوا توسط خواهان و خوانده قابل استناد باشد و این افراد بتوانند برای اثبات ادعای خود در دادگاه از آن استفاده ‌کنند.

 

اسناد به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شود: اسناد رسمی اسنادی است که توسط ماموران رسمی، در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود.

در مقابل اسناد رسمی، اسناد عادی قرار دارد که مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار قابل مشاهده است. از جمله اسناد عادی می‌توان به اجاره‌نامه‌هایی که در بنگاه‌های معاملات املاک تنظیم می‌شود، اشاره کرد.

 

  کاربرد اسناد

1-  مقایسه سند عادی و رسمی از حیث اثباتی.

2-  جایگاه سند عادی در دعاوی.

3- اعتبار اقرار و رابطه آن با سند.

4-  مواردی که ثبت سند اجباری است.

5-  ضمانت اجرای حقوقی عدم ثبت سند.

 

 مقایسه سند عادی و رسمی از جهت اثباتی

مطابق مواد 1284، ‌1285 و 1286 قانون مدنی، هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد (به استثنای شهادت‌نامه) عنوان سند دارد که تنظیم آن به صورت رسمی یا عادی است.

از لحاظ قضایی، چنانچه طرفی که سند عادی علیه او اقامه شده است، انتساب آن از منتسب‌الیه را تصدیق کند یا اصالت آن در دادگاه از جهت انتساب مهر و امضای آن به طرف دیگر به اثبات برسد، سند مذکور واجد اعتبار سند رسمی شده است و نسبت به طرفین دعوی، وراث و قائم‌مقام آنها معتبر خواهد بود. ( ماده 1291 قانون مدنی) با تعمق در مقررات اشعاری، این نتیجه حاصل می‌شود که تفاوت سند عادی و رسمی ناظر به قدرت اثباتی آنها است و چنانچه اصالت و انتساب نوشته عادی به طرف مقابل یا نویسنده مسلم باشد، از نظر اثباتی نسبت به متداعیین تفاوتی ندارند.

 

  جایگاه سند عادی در دعاوی

در جریان دادرسی، استنباط قضایی، کشف واقع و تشخیص حق از باطل، تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود نداشته و سند عادی که اصالت و انتساب آن به صادرکننده مسلم باشد، تفاوتی با سند رسمی ندارد و فقط در زمان درخواست تامین خواسته چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود، سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد، بدون تودیع خسارت احتمالی یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت.

تفاوت اساسی سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنها است؛ بر این اساس، تاریخ سند رسمی حتی علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است. در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم‌کنندگان آن و ورثه آنها یا کسی است که به نفع او وصیت شده است. این موضوع در ماده 1305 قانون مدنی تصریح شده است.

 

  اعتبار اقرار و رابطه آن با سند

بر اساس مواد 1280، ‌1281 و 1284 قانونی مدنی، اقرار کتبی در حکم اقرار شفاهی است، قید دین در دفتر تجارت به منزله‌ اقرار کتبی است و سند نیز به هر نوشته‌ای گفته می‌شود که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.

از این مواد، نتایج ذیل را می‌توان به دست آورد:

الف- از آنجایی که بنا به تعریف مندرج در ماده 1259 قانون مدنی، اقرار عبارت از اخبار به حقی به نفع غیر و به زیان خود است و قانونگذار بین اقرار شفاهی و کتبی تفاوتی قائل نشده و آن را در حکم واحد دانسته است، (ماده 1280 قانون مدنی) بنابراین می‌توان مندرجات نوشته مسلم‌الصدور را (اعم از رسمی و عادی) که متضمن اخبار حقی برای غیر باشد و در تعریف قانونی (ماده 1284 قانون مدنی) عنوان سند را دارد، در واقع سند رسمی یا عادی تلقی کرد که مندرجات آن به طور جزیی یا کلی، دلالت بر اقرار به سود فرد ثالث دارد. بر این اساس، اقرار کتبی در مفهوم قانونی‌‌ همان سند است که می‌تواند رسمی یا عادی باشد.

ب- اقرارکننده (اعم از اینکه به صورت کتبی یا شفاهی اقرار کرده باشد) ماخوذ به اقرار خود خواهد بود؛ مشروط بر اینکه فساد اقرار او یا اشتباه و غلط بودن آن به اثبات نرسیده و اقرارکننده بالغ، عاقل، قاصد و مختار باشد (مواد 1262 و 1277 قانون مدنی)

همچنین اقرار فرد سفیه در امور مالی به صراحت ماده 1263 این قانون موثر نیست؛ همچنان که اقرار ورشکسته نسبت به اموال خود به زیان طلبکاران فاقد نفوذ قانونی است. (ماده 1264‌‌ همان قانون)

ج- از لحاظ اثباتی، اقرار اعم از کتبی یا شفاهی ‌باید منجز باشد و اقرار معلق اثری ندارد (ماده 1286 قانون مدنی). بنابراین اسناد اعم از عادی و رسمی در ارتباط با تعهدات مندرج در آن از حکم همین ماده پیروی می‌کند و تعهدات معلق مانند تعلیق ضمان (ماده 699 قانون مدنی) مانند اقرار معلق، باطل و بلااثر است.  هر چند که با تحقق اصل تعهد، زمان اجرای تعهد می‌تواند به صورت معلق باشد (قسمت اخیر ماده 699 قانون مدنی)

 

  مواردی که ثبت سند اجباری است

قانونگذار در موارد 46 و 47 قانون ثبت مصوب سال 1310 ثبت عقود و معاملات راجع به عین یا منافع و حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد یا اگر ثبت نشده است، در آن منطقه اداره ثبت اسناد و املاک و دفا‌تر اسناد رسمی موجود بوده و ثبت عقود و معاملات مذکور را وزارت دادگستری ضروری اعلام کرده باشد، اجباری تشخیص داده و همین ضرورت و الزامی بودن ثبت اسناد به صلح‌نامه‌ها، هبه نامه‌ها و شرکت‌نامه‌ها نیز تسری داده شده است.

 

 ضمانت اجرای حقوقی عدم ثبت سند

با یادآوری این امر که به موجب مقررات ناظر به روابط مالک و مستاجر به عنوان مقررات خاص، ثبت قراردادهای اجاره علی‌الاصول به عنوان استثنای مقررات مواد 46 و 47 قانون ثبت اجباری نبوده و روابط استیجاری حتی به صورت شفاهی در املاک ثبت‌شده نیز قابلیت تحقق را دارد، قانونگذار به طور مطلق در ماده 48 قانون ثبت به نحو آمرانه تصریح کرده است که اسنادی که مطابق مواد فوق (46 و 47) باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده است، در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.

اما مفهوم این ماده، ناظر به بی‌اعتباری اسناد عادی مرتبط با عقود و معاملات راجع به عین و منافع و حقوق مذکور در مواد اشعاری نبوده و عقود مذکور و نیز صلح‌نامه‌ها، هبه‌نامه‌ها و شرکت‌نامه‌های عادی نیز مانند مبایعه‌نامه‌های عادی (در خصوص املاک ثبت‌شده) می‌تواند در صورت اثبات اصالت آن و انتساب به متعهد و امضا کنندگان آن واجد اعتبار شود.